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Warum die Corona-Pandemie unsere Meeting-Kultur grundlegend verändert hat
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Warum die Corona-Pandemie unsere Meeting-Kultur grundlegend verändert hat

Die neue Meeting-Kultur nach Corona: Erfahren Sie hier, warum sich unsere Business-Kommunikation verändert hat.

Während des weltweiten Lockdowns haben Online-Besprechungen und Video-Chats einen ganz neuen Stellenwert gewonnen. Sie haben digitale Face-to-face-Kommunikation ermöglicht, als an direkten zwischenmenschlichen Kontakt nicht zu denken war. Die weltweite Ausbreitung des Corona-Virus hat die globalisierte Welt vor ungeahnte Herausforderungen gestellt und sie maßgeblich beeinflusst. Wir erklären, warum Online-Meetings nach der Corona-Krise der neue Standard sind und weshalb die gesamte Meeting-Kultur in Unternehmen neu gedacht werden muss.

Dieser Artikel markiert den Beginn einer Serie zum Thema „Die neue Meeting-Kultur nach Corona: Warum sich unsere Business-Kommunikation verändern wird“. In den kommenden Wochen und Monaten finden Sie vertiefende Artikel und Lösungsstrategien zu diesem Thema auf unserem Blog.

Die Corona-Pandemie hat uns unter anderem zwei Dinge deutlich gemacht: Wie wichtig zwischenmenschliche Kontakte und Kommunikation gerade in herausfordernden Zeiten sind. Und dass diejenigen gestärkt aus Krisen hervorgehen, die die digitale Transformation ernst genommen und die Bereitschaft haben, sich schnell an neue Situationen anzupassen. Die Zahl der Online-Meetings ist weltweit exorbitant gestiegen. Allein die Anzahl der Downloads von ZOOM Cloud Meetings über den Apple App Store weltweit ist von 2,35 Millionen im Februar 2020 auf 35,95 Millionen im April des Jahres angestiegen.

Die Akzeptanz für digitale Lösungen hat sich auch bei denjenigen erhöht, die bislang wenig Berührungspunkte mit Online-Meetings und Video-Chats hatten oder schlichtweg Face-to-face-Besprechungen den Vorzug gegeben haben. Die Krise hat uns gezeigt, dass moderne Kommunikations-Tools unverzichtbar sind, um die Wirtschaft und auch zwischenmenschliche Beziehungen aufrecht zu erhalten. Millionen Menschen auf der ganzen Welt konnten durch Online-Kommunikation miteinander vernetzt und mittels Remote Work kreativ und produktiv bleiben, als es nicht mehr möglich war, sich persönlich zu treffen. So haben sich schnell neue Gewohnheiten des kollaborativen Arbeitens entwickelt.

Weniger Reisen, mehr Remote: Die Krise zwingt die Wirtschaft zum Umdenken

Die Corona-Krise und die Folgen daraus verlangen von vielen Unternehmen, konsequent Kosten einzusparen. Und wie jeder von uns schon einmal genervt feststellen musste, rechnen sich Meetings vor Ort mit Anreise und Übernachtung nicht immer zu 100%. Der weltweite Lockdown während der Corona-Pandemie hat Dienstreisen größtenteils unmöglich gemacht. Gleichzeitig hat die Krise aber auch gezeigt, dass viele Business-Trips tatsächlich gar nicht unbedingt notwendig sind. Es macht keinen Sinn, für ein zweistündiges Meeting hunderte Kilometer zu reisen, wenn die Teilnehmer stattdessen ein Online-Meeting mit hervorragender Bild- und Tonqualität abhalten können.

Auch in Zukunft werden Unternehmen weitestgehend auf Dienstreisen verzichten müssen, um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen und um Kosten und (Reise-)Zeit zu sparen. Gleichzeitig können Unternehmen als positives Beispiel in puncto Nachhaltigkeit vorangehen und dazu beitragen, die Umwelt zu schonen und den CO2-Ausstoß zu reduzieren.

Während des weltweiten Lockdowns waren Dienstreisen kaum noch möglich.
Während des weltweiten Lockdowns waren Dienstreisen kaum noch möglich.

Face-to-face und digital im Vergleich: Kosten einer durchschnittlichen Dienstreise vs. Einrichtung eines professionellen Meetingraums

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Nehmen wir an, eine Mitarbeiterin fliegt im Jahr beruflich durchschnittlich sechs Mal eine Durchschnittsstrecke von 600 Kilometern (HH>MUC). Die Reisekosten für eine einzelne Person liegen dann pro Jahr bei ca. 3.720 Euro. Die einmaligen Kosten für die Ausstattung eines mittelgroßen Meetingraums betragen ca. 9.900 Euro, die Kosten für die Ausstattung eines großen Meetingraums etwa 18.100 Euro.

Daraus ergibt sich das erste Learning aus der Krise: Online-Meetings sind eine zukunftsorientierte, ressourcenschonende und budgetschonende Alternative zu Dienstreisen oder wichtigen Vor-Ort-Meetings. Bedingung hierfür ist, dass dafür ein professioneller Besprechungsraum zur Verfügung gestellt wird, um ein authentisches Meeting abzuhalten.

08/15-Online-Meetings reichen nicht: Wir brauchen eine authentische Meeting-Kultur

Zugegeben: Online-Meetings werden die Kommunikation von Menschen in direkten Begegnungen niemals vollständig reproduzieren können. Dafür fehlt einfach die unmittelbare körperliche Präsenz an ein und demselben Ort. Aber die Corona-Krise hat gezeigt, dass funktionierende Alternativen dringend gedacht werden müssen, wenn Reisen nicht möglich sind und das mehr oder weniger gut eingerichtete Home-Office an seine Grenzen stößt. Das betrifft vor allem Besprechungen von absoluter Wichtigkeit, bei denen die fehlende Interaktion vor Ort und die direkte non-verbale Kommunikation professionell ausgeglichen werden muss. Das zweite Learning aus der Krise ist also, dass  – unabhängig vom Inhalt des Meetings – die Ausstattung und die Gestaltung eines Meeting-Raums entscheidend dafür ist, ob Aspekte der digitalen Face-to-face-Kommunikation an die Teilnehmer eines Remote-Meetings übermittelt werden können oder nicht – denken Sie etwa an Mimik und Gestik, Körpersprache sowie Erscheinungsbild und die Art, wie sich ein Mensch im Raum bewegt. Hier braucht es eine Meeting-Umgebung mit Tools und entsprechender Technik, die einem Face-to-face-Meeting gleichkommt.

Bei Meetings von höchster Relevanz ist es besonders wichtig, eine authentische Meeting-Atmosphäre zu schaffen. Das bedeutet, eine Gesprächssituation zu erzeugen, die der direkten persönlichen Begegnung am selben Ort so nahe wie möglich kommt. Stimme, Mimik und Gestik sowie die Bewegung eines Menschen im Raum müssen perfekt übertragen werden. Das erzeugt digitale Präsenz als Gefühl der mentalen und sozialen Verbundenheit – auch wenn man nicht körperlich im gleichen Raum anwesend ist. Nur so kann erreicht werden, dass professionelle Online-Meetings den gewohnten Face-to-Face-Besprechungen – zumindest in den Gegebenheiten – in keiner Weise nachstehen.

Warum das Meeting mit Investoren nicht vom Küchentisch aus abgehalten werden kann

Während der Corona-Krise haben viele Menschen von zu Hause gearbeitet und die Kommunikation innerhalb ihres Teams aufrechterhalten. Das hat auch ohne professionelles Equipment ganz gut geklappt. Aber für besonders wichtige Meetings, beispielweise ein Gespräch mit einem Investor und Pitches, reicht ein durchschnittlicher Home-Office-Arbeitsplatz mit Laptop, Kamera und Headset einfach nicht aus. Nicht selten sind Führungskräfte daher auch während der Pandemie in die Firma gefahren, um den dortigen professionellen Meetingraum zu nutzen. Warum? Bei diesen Besprechungen ist nicht nur eine starke digitale Präsenz und ein professioneller Eindruck wichtig, sondern auch eine einwandfreie Verbindung – eben so, als würde man sich von Angesicht zu Angesicht treffen. Nicht auszudenken, was passieren würde, wenn im Meeting mit dem Vorstand des Dax-Unternehmens plötzlich die Kamera ausfallen würde oder die Übertragung roboterartig hakt.

Was unterscheidet diese Besprechungen von einem wöchentlichen Team-Meeting oder einer Projektbesprechung? Bei diesen Meetings geht es um Inhalte und/oder Entscheidungen mit weitreichenden Folgen. Umstrukturierungen, die Geschäftszahlen aus dem letzten Jahr, die Vorstellung eines neuen Projektes...  Kurz gesagt: Hier müssen sich die Teilnehmer zu 100% auf die Gegebenheiten, die Technik und Tools verlassen, um sich komplett auf die Inhalte konzentrieren zu können. Viele Menschen haben auch während der Pandemie die professionellen Meetingräume in einem Coworking Space genutzt, wenn es etwa um ein wichtiges Vorstellungsgespräch ging oder den Pitch für ein großes Projekt. Es waren also in allen Fällen Meetings, bei denen nichts schief gehen durfte und die Technik absolut zuverlässig funktionieren musste. Für solche Meetings sind professionell ausgestattete Meetingräume ein absolutes Muss.

Ein professionell eingerichteter Besprechungsraum ist wichtig für authentische Meetings.
Ein professionell eingerichteter Besprechungsraum ist wichtig für authentische Meetings.

 

Welche Vorteile bietet ein professionell eingerichteter Meetingraum im Vergleich zu Besprechungen mit Standard-Equipment oder direkt vom Laptop aus? 

  • Authentische Meeting-Atmosphäre (Mobiliar, Licht, Tools und Technik) für standortübergreifendes kollaboratives Arbeiten mit voller Flexibilität
  • Bereits installierte Meetingraum-Technologie ist zeitsparend und zuverlässig
  • Kein neues Set-up für jedes einzelne Meeting nötig – ad-hoc Meetings sind jederzeit möglich
  • Dank des Unternehmensnetzwerks ist die Funktion der gesamten Hard- und Software gewährleistet
  • Hochwertige Produktlösungen ermöglichen reibungslose Kommunikation
  • Wertigkeit der Meetingraum-Lösung unterstreicht Professionalität und das Prestige eines Unternehmens

So gut wie live: Diese Komponenten braucht es für ein authentisches Online-Meeting

Viele Menschen schätzen bei analogen Face-to-face-Meetings die Atmosphäre und das besondere Gefühl, das entsteht, wenn Menschen in einem Raum versammelt sind, gemeinsam kreativ werden, Ideen austauschen, sich gegenseitig inspirieren und produktiv an einer großen Vision arbeiten. Hier geht es um die persönliche Interaktion und das Entfalten der unterschiedlichen Persönlichkeiten und des Charakters der Meeting-Teilnehmer. Viele Menschen befürchten, dass eine solche Atmosphäre in Online-Meetings nicht geschaffen werden kann. Dabei ist es „nur“ das Zusammenspiel einiger – zugegeben wichtiger – Faktoren, wie passendes Mobiliar, Lichtverhältnissen und Farbgestaltung sowie die richtige Technologie, die es braucht, um ein authentisches Meeting digital abzuhalten.

Professionelle Technik für ein authentische Meeting-Erlebnis

Die Kommunikation mit den externen Teilnehmern eines Online-Meetings muss sich genauso real anfühlen wie in einem herkömmlichen Face-to-face-Gespräch. Eine hochwertige Audiowiedergabe ist für einen zuverlässigen Informationsaustausch unerlässlich. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist ein technisch optimal ausgestatteter Meetingraum.
Deshalb hat Sennheiser in Kooperation mit Bose die ES1 Ceiling Audio Solution als komplett integrierte Konferenzlösung entwickelt. Dieses Meetingraum-Bundle besteht aus dem direktional ausgerichteten Lautsprecher EdgeMax EM180, dem Prozessor ControlSpace EX-440C, dem Verstärker PowerSpace P2600A sowie dem Deckenmikrofon TeamConnect Ceiling 2 von Sennheiser. Das gesamte ES1 Ceiling Audio Solution-Bundle ist zertifiziert für Microsoft Teams und kompatibel mit ZOOM.

Die neue digitale Meetingkultur

Sie wollen mehr über authentische Meetings und digitale Präsenz in Online-Besprechungen erfahren? Mehr dazu finden Sie in unserer Serie zum Thema „Die neue Meeting-Kultur nach Corona: Warum sich unsere Business-Kommunikation verändern wird“.